Política de privacidade

Esta política explica como o Volta, plataforma de gestão de reembolsos de despesas pelo WhatsApp, trata dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, LGPD). Ela vale para o site, o painel e o assistente no WhatsApp.

1. Quem somos e qual é o nosso papel

O Volta é operado pela empresa responsável pelo serviço. Na LGPD, assumimos dois papéis:

• Operador, quanto aos dados dos colaboradores e dos reembolsos que a empresa cliente coloca no Volta. A empresa cliente é a controladora: ela decide quem entra no sistema, quais regras valem e por quanto tempo guardar. Tratamos esses dados só para prestar o serviço, seguindo as instruções dela e os Termos de uso (veja a seção sobre tratamento de dados pessoais).
• Controlador, quanto aos dados da conta do administrador, de cobrança, de segurança e de quem conversa com o nosso atendimento comercial.

Se você é colaborador de uma empresa que usa o Volta, a sua empresa é a principal responsável pelos seus dados nesse contexto e é a ela que você deve dirigir pedidos sobre eles; nós ajudamos a atendê-los.

2. Quais dados tratamos, para quê e por quanto tempo

Não pedimos dados pessoais sensíveis (como saúde, religião ou biometria). Notas e recibos podem trazer, sem querermos, informações de terceiros ou de saúde (por exemplo, uma nota de farmácia): tratamos esse conteúdo apenas para registrar a despesa, e recomendamos à empresa orientar os colaboradores a enviarem só o necessário. A empresa cliente também pode ter obrigação legal de guardar documentos fiscais e trabalhistas por prazos próprios (em regra, 5 anos para documentos fiscais), e é ela quem decide o que apagar do sistema.

3. Como coletamos

Diretamente de você (cadastro, conversas, arquivos enviados), da empresa cliente (quando ela cadastra colaboradores) e automaticamente (registros de acesso e de erro). Não compramos listas de contatos.

4. Inteligência artificial e decisões automatizadas

Usamos inteligência artificial para ler notas, entender áudios, responder dúvidas e sugerir categorias. A IA não aprova nem paga reembolsos: o colaborador confirma o resumo da nota, e a aprovação e o pagamento são feitos por pessoas da empresa. Avisos automáticos (limite, prazo, nota repetida) apenas sinalizam para quem decide. Você pode pedir a revisão de qualquer decisão tomada apenas com base em tratamento automatizado que afete os seus interesses (art. 20 da LGPD). O conteúdo enviado aos provedores de IA serve apenas para prestar o serviço e não é usado por nós para outros fins.

5. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas com quem é necessário para o serviço funcionar, sob contrato e com dever de confidencialidade:

• Infraestrutura de banco de dados, autenticação e arquivos: Supabase, com os dados hospedados no Brasil (São Paulo).
• Integração com o WhatsApp: provedor de integração (atualmente Z-API) e a própria Meta/WhatsApp, que trata as mensagens conforme os termos dela.
• Inteligência artificial: Anthropic e Google, para leitura de notas, áudios e respostas.
• Hospedagem do site e do painel: provedor de hospedagem a ser indicado quando o serviço entrar no ar.
• Pagamento da assinatura: plataforma de cobrança que vier a ser contratada; avisaremos antes.
• Autoridades: quando houver ordem judicial ou obrigação legal.
• Dentro da empresa cliente: cada pessoa vê apenas o que o cargo dela permite (o colaborador, os próprios pedidos; o gestor, a equipe; o financeiro e o administrador, a empresa).

Podemos trocar de fornecedor; se a mudança for relevante para o tratamento, avisaremos os clientes com antecedência.

6. Transferência internacional

Os dados ficam armazenados no Brasil. Alguns provedores de IA processam o conteúdo enviado em outros países (como os Estados Unidos). Nesses casos, adotamos as garantias previstas no art. 33 da LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024, como cláusulas-padrão contratuais, e enviamos o mínimo necessário.

7. Segurança

• Cada empresa só acessa os próprios dados (isolamento no banco de dados), e o acesso é por cargo e por escopo de categoria e centro de custo.
• Arquivos de notas ficam em armazenamento privado, acessados por links temporários.
• Comunicação criptografada (HTTPS), senhas criptografadas e limites contra uso abusivo.
• Em caso de incidente que possa trazer risco ou dano relevante, comunicamos a empresa cliente sem demora e, quando formos os controladores, a ANPD e as pessoas afetadas no prazo regulamentar (3 dias úteis, Resolução CD/ANPD nº 15/2024).

8. Seus direitos

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode pedir, a qualquer momento:

• confirmação de que tratamos dados seus e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade dos dados;
• eliminação dos dados tratados com base em consentimento;
• informação sobre com quem compartilhamos os dados;
• informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências;
• revogação do consentimento e revisão de decisões automatizadas.

Para exercer esses direitos, escreva para o WhatsApp do Volta. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade. Respondemos no prazo da lei. Se os dados forem de uma empresa cliente, encaminhamos o pedido à empresa controladora ou orientamos você a falar com ela. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

9. Por quanto tempo guardamos

Guardamos os dados enquanto a conta estiver ativa e pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais, resolver disputas e garantir a segurança. Ao encerrar a conta, a empresa tem 30 dias para baixar os relatórios; depois eliminamos ou anonimizamos os dados, salvo se a lei exigir guarda por mais tempo. Cópias de segurança são substituídas em ciclos regulares.

10. Cookies

Usamos apenas cookies essenciais, necessários para manter você conectado e proteger a sua sessão. Não usamos cookies de publicidade nem de rastreamento de terceiros. Se isso mudar, pediremos o seu consentimento antes.

11. Crianças e adolescentes

O Volta é uma ferramenta de trabalho para empresas e não é destinado a menores de 18 anos.

12. Encarregado e contato

O canal de comunicação com os titulares e com a ANPD sobre esta política é o WhatsApp do Volta, indicado no rodapé do site.

13. Mudanças nesta política

Podemos atualizar esta política. Quando a mudança for relevante, avisaremos pelo painel ou por e-mail com destaque e indicaremos a data da nova versão.