Reembolso de quilometragem: como calcular e comprovar
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Quando o colaborador usa o carro ou a moto próprios a trabalho, a empresa costuma reembolsar por quilômetro rodado. É simples na teoria, mas na prática vira problema: como saber quantos km foram realmente rodados?
Como calcular
A conta é direta: km rodados × valor por km. Se o colaborador rodou 120 km e a empresa paga R$ 0,80 por km, o reembolso é de R$ 96,00.
O valor por km é uma decisão da empresa. Muitas definem um número único na política, levando em conta combustível e desgaste do veículo, e revisam de tempos em tempos. Consulte o seu contador para o tratamento correto desses pagamentos.
Como comprovar sem abrir brecha
Existem três jeitos comuns de registrar a quilometragem:
- Foto do odômetro, antes e depois. É o mais difícil de burlar: a diferença entre as duas leituras é o total rodado.
- Trajeto (origem e destino). O colaborador informa os endereços e o sistema estima a distância. Funciona, mas depende do trajeto informado.
- Só declarar os km. O mais simples e o que mais abre espaço para exagero. Vale para empresas com muita confiança e poucos casos.
Boas práticas
- Exija as duas fotos do odômetro (ou do painel) quando o valor for relevante.
- Impeça que a leitura final seja menor que a inicial.
- Peça a descrição da viagem (para onde foi e por quê).
- Defina um prazo máximo para fechar a viagem, para ela não ficar aberta por semanas.
- Aplique um limite mensal para a categoria.
No Volta, o colaborador manda a foto do odômetro no WhatsApp, o sistema lê o número, calcula os km e o valor, e lembra a pessoa de fechar a viagem. O pedido segue o mesmo fluxo de aprovação e pagamento dos outros reembolsos. Veja como funciona.